CRM per società di selezione del personale: la guida

Un CRM per una società di selezione del personale serve a tenere in un solo flusso le due metà del lavoro: la vendita al cliente (contatto, offerta, contratto) e la consegna della ricerca (mandato, candidati, presentazione, chiusura). Per impostarlo servono una pipeline commerciale con le fasi reali della trattativa, i servizi con le tariffe a ore o a forfait, un modello di mandato con le fasi della ricerca e una regola che trasformi il contratto firmato in mandato senza passaggi a mano. Il resto è l'abitudine di aggiornare ogni candidato nel posto giusto.

Se oggi i clienti stanno in un foglio di calcolo, le offerte in una cartella di documenti e i candidati fra email, chat e appunti, alla fine di questa guida avrai un percorso scritto e configurato che va dal primo contatto con l'azienda al candidato inserito, leggibile da tutto il team.

Cosa serve prima di iniziare

• L'elenco dei servizi che vendi: ricerca e selezione, ricerca diretta di profili senior, consulenza HR a ore, valutazioni, percorsi di inserimento. Per ciascuno, come lo fai pagare oggi.
• Le condizioni commerciali scritte: a forfait, a percentuale sulla retribuzione del profilo, a ore, con acconto alla firma e saldo all'inserimento. Se oggi cambiano da cliente a cliente senza una regola, scrivi almeno le due o tre formule che usi davvero.
• Le fasi di una ricerca come la fate voi, dal brief con il cliente alla chiusura del mandato.
• L'elenco delle persone del team e chi fa cosa: chi vende, chi seleziona, chi segue entrambe le cose.
• Un accesso amministratore al CRM, per creare fasi, servizi e automazioni.

Decisione	Opzioni	Effetto pratico
Tariffa	forfait / percentuale / a ore	decide come si scrive l'offerta e quando si fattura
Fasi del mandato	uguali per tutti / diverse per servizio	modelli diversi se la ricerca diretta segue altri passaggi
Candidati	un elemento per candidato nel mandato	ogni profilo ha storia, stato e feedback propri
Responsabile	uno per mandato / coppia commerciale più selezionatore	chi risponde al cliente è sempre chiaro

Passo 1: costruisci la pipeline commerciale

Scrivi le fasi della trattativa come succede davvero. Per una piccola società di selezione una sequenza tipica è: contatto, primo incontro, raccolta dell'esigenza, offerta inviata, contratto firmato. Cinque fasi bastano quasi sempre; se una fase resta vuota per mesi, probabilmente non esiste.

Configura le fasi nella pipeline. In Flusia la pipeline commerciale è una vista kanban con fasi personalizzabili: ogni azienda è una scheda che sposti da una colonna all'altra, con le note degli incontri e i contatti del referente. Se vuoi ripassare come si disegnano le fasi, c'è la guida sulla pipeline di vendita.

Registra anche i motivi di uscita. "Ha assunto internamente", "ha scelto un altro fornitore", "ricerca rimandata" sono informazioni diverse. Dopo qualche mese ti dicono se il problema è il prezzo, i tempi o il tipo di profilo.

A questo punto ogni azienda con cui stai parlando sta in una sola colonna, e chiunque nel team sa a che punto è la trattativa senza chiederlo.

Passo 2: prepara l'offerta, a forfait o a ore

Crea i servizi con le tariffe. Un servizio per ogni cosa che vendi: "ricerca e selezione", "ricerca diretta", "ora di consulenza HR". Per ciascuno imposta tariffa e condizioni, così l'offerta si compone da un elenco invece di riscriverla ogni volta.

Componi l'offerta dalla scheda del cliente. In Flusia le offerte si creano anche a ore, con servizi, tariffe e condizioni; la funzione è descritta nella pagina sui preventivi. Nell'offerta scrivi in modo esplicito il profilo cercato, le fasi incluse, le condizioni di pagamento e cosa succede se il candidato inserito lascia l'azienda nei primi mesi, se lo prevedi. Se l'offerta è il punto debole, parti da come fare un preventivo.

Invia l'offerta e sposta la scheda in "offerta inviata". Da qui la trattativa ha una data e un importo, e sai quando è il momento di richiamare il referente se non risponde.

Passo 3: alla firma, il mandato nasce da solo

È il punto in cui la maggior parte delle società di selezione perde informazioni: il commerciale chiude, e chi seleziona riceve il brief per email, a pezzi.

Prepara un modello di mandato. Elenca le fasi della ricerca come attività con scadenze: brief con il cliente, descrizione del profilo, ricerca, prima selezione, colloqui, rosa dei candidati, presentazione al cliente, colloqui del cliente, offerta al candidato, inserimento. Le tappe che contano per il cliente (per esempio la presentazione della rosa) diventano milestone.

Collega la firma alla creazione del mandato. In Flusia, con le automazioni, quando il contratto viene firmato il progetto di selezione si crea automaticamente con task, milestone e scadenze, e il team riceve le attività assegnate. Il funzionamento dei progetti è descritto nella pagina sui progetti.

Verifica con un contratto di prova. Firma un'offerta di prova e controlla tre cose: il mandato porta il nome del cliente e il profilo giusto, le attività hanno un responsabile, le scadenze partono dalla data della firma.

Se vuoi vedere questo passaggio già montato sul caso di chi fa selezione, guarda come Flusia lo fa per HR e consulenza: c'è anche la prova gratuita di 30 giorni.

Passo 4: segui i candidati dentro il mandato

Aggiungi ogni candidato come attività del mandato. In Flusia i candidati si gestiscono come task all'interno del progetto di selezione: ciascuno ha note, stato, feedback e cronologia. Così la storia di un profilo (chi l'ha sentito, cosa ha detto, cosa ne pensa il cliente) sta accanto al mandato, non in una casella di posta.

Usa stati semplici e sempre gli stessi. Per esempio: da contattare, in valutazione, colloquio fissato, in rosa, presentato, scartato, inserito. Se ogni selezionatore inventa i propri, dopo un mese nessuno legge più gli stati degli altri.

Scrivi il feedback subito dopo il colloquio. Due righe bastano: punti forti, dubbi, disponibilità, aspettative economiche. Quando il cliente chiede "perché non mi avete presentato quel profilo?", la risposta è già scritta.

A questo punto ogni mandato mostra quanti candidati sono in corsa, in che stato, e cosa manca per arrivare alla presentazione.

Passo 5: tieni il cliente aggiornato e chiudi il mandato

Fissa un ritmo di aggiornamento. Un messaggio a settimana con lo stato della ricerca evita le telefonate "a che punto siamo?". In Flusia puoi scrivere al referente anche su WhatsApp dal CRM: la chat resta in azienda e legata al cliente, anche se il selezionatore cambia.

Controlla il carico dalla dashboard. La dashboard mostra le ricerche attive e il carico del team: se una persona segue sei mandati e un'altra due, lo vedi prima che una ricerca rallenti.

Chiudi il mandato e prepara la fattura. A inserimento avvenuto, segna la milestone finale e passa all'amministrazione le informazioni per fatturare: importo concordato, eventuale acconto già incassato, data di inserimento. Se l'offerta prevedeva acconto e saldo, conviene che le due tappe siano già milestone del mandato, così nessuno deve ricordarsele.

Variante: società che fa solo ricerca e selezione

Qui quasi tutti i contratti sono a forfait o a percentuale, e il valore è nelle ricerche chiuse. Tieni un solo modello di mandato con le fasi standard e una pipeline commerciale corta. Il numero da guardare ogni settimana è quante ricerche sono aperte e in che fase: se molte sono ferme alla rosa dei candidati, il collo di bottiglia è la ricerca, non la vendita.

Variante: società che fa anche consulenza HR a ore

Quando alla selezione si aggiungono valutazioni, analisi organizzative o supporto continuativo, servono offerte a ore e progetti diversi dal mandato di ricerca. Crea un modello di progetto separato per la consulenza, con attività meno rigide e scadenze per consegna. L'impostazione è simile a quella descritta per gli studi professionali, con una regola in più: la scheda cliente resta una sola. Chi compra una selezione oggi può comprare una consulenza domani, e chi lo segue deve vedere tutta la storia.

Variante: head hunter che lavora da solo

Da soli il problema non è coordinare il team, ma non dimenticare nulla mentre si seguono tre ricerche e due trattative insieme. Bastano tre fasi in pipeline (contatto, offerta inviata, firmato), un modello di mandato corto e la disciplina del feedback scritto dopo ogni colloquio. L'automazione alla firma vale comunque: è il momento in cui, da soli, si salta più facilmente un passaggio.

I dati dei candidati: attenzione alla privacy

Curriculum, colloqui e valutazioni sono dati personali, e chi seleziona ne gestisce molti. In termini generali conviene raccogliere solo ciò che serve per la ricerca, dare ai candidati un'informativa chiara, limitare l'accesso alle persone che lavorano sul mandato e decidere per quanto tempo conservare i profili. Le indicazioni ufficiali sul trattamento dei dati personali si trovano sul sito del Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

Errori comuni

Clienti e candidati nello stesso elenco. Mescolare le aziende che pagano con le persone che si candidano rende la pipeline illeggibile. I clienti stanno nella pipeline commerciale, i candidati dentro il mandato a cui appartengono.

Il brief passato a voce. Se il commerciale racconta il mandato al selezionatore in corridoio, metà delle condizioni si perde. Esigenza, profilo e condizioni vanno scritti nell'offerta e arrivano nel mandato con la firma.

Condizioni di pagamento decise a ricerca chiusa. Acconto, saldo e cosa succede se l'inserimento non va a buon fine si scrivono nell'offerta. Deciderli dopo trasforma ogni chiusura in una trattativa.

Flusia per le società di selezione

Flusia è un CRM italiano per PMI che tiene nello stesso posto la pipeline commerciale kanban con fasi personalizzabili, le offerte anche a ore con servizi, tariffe e condizioni, i progetti di selezione che si creano alla firma del contratto con task, milestone e scadenze, i candidati con note, stato e feedback, la dashboard delle ricerche attive e WhatsApp nel CRM. È pensato per team piccoli che oggi lavorano fra fogli di calcolo, email e chat. Si può provare gratis per 30 giorni, senza carta di credito.

Domande frequenti

Un CRM serve anche a una società di selezione di tre persone? Sì, se più persone seguono gli stessi clienti o gli stessi mandati. Con tre persone il problema non è il volume, è sapere chi ha sentito quale candidato e cosa è stato promesso al cliente.

Posso gestire i candidati nel CRM? In Flusia i candidati si gestiscono come task dentro il progetto di selezione, ciascuno con note, stato, feedback e cronologia.

Posso fare offerte a ore e a forfait? Sì. I servizi si configurano con tariffe e condizioni, anche a ore, e l'offerta si compone scegliendoli.

Il mandato si può creare in automatico alla firma? Sì. Con le automazioni, alla firma del contratto il progetto di selezione si crea con task, milestone e scadenze già impostate.

Quanto tempo serve

Pipeline e servizi si configurano in un paio d'ore. Il modello di mandato con le fasi della ricerca richiede mezza giornata, soprattutto per mettersi d'accordo nel team sugli stati dei candidati. In una settimana di lavoro normale il primo mandato vero passa dal nuovo flusso.

Queste sono indicazioni generali, anche sulla gestione dei dati dei candidati: per il tuo caso specifico confrontati con il tuo consulente.

Il passo successivo è provarlo su un mandato reale: guarda la pagina di Flusia per HR e consulenza e prova il flusso per 30 giorni.