Come fare il follow up di un preventivo

Il follow up di un preventivo si fa in tre contatti distanziati, ognuno con un contenuto diverso: il primo verifica che il documento sia arrivato e sia chiaro, il secondo porta un'informazione nuova, il terzo chiede una decisione esplicita e chiude la pratica in un senso o nell'altro. Il primo contatto si manda due o tre giorni lavorativi dopo l'invio, gli altri a distanza di circa una settimana. Un preventivo senza follow up non resta aperto: si chiude da solo, con un no che nessuno ti comunica.

Se oggi ti accorgi delle offerte ferme solo quando riordini la casella di posta, e non sai dire quali proposte sono ancora vive, alla fine di questa guida avrai un calendario di contatti da applicare sempre uguale e un modo per sapere in ogni momento quali preventivi aspettano una risposta.

Cosa serve prima di iniziare

• Il preventivo inviato con un numero e una data di validità. Il follow up si appoggia a quella data: senza scadenza scritta non hai nessun motivo naturale per riscrivere. Se il documento che mandi non ha questi elementi, sistema prima la struttura: trovi come farlo nella guida su come fare un preventivo professionale.
• Il nome della persona che decide, non solo l'indirizzo aziendale. Un sollecito mandato a info@esempio.it non arriva a nessuno in particolare.
• La data esatta dell'invio e quella dell'ultimo contatto. Sono i due dati che ti dicono quando tocca scrivere di nuovo.
• Un posto unico in cui vedere i preventivi aperti, con il loro stato. Finché la lista vive nella memoria di chi ha fatto l'offerta, il follow up dipende da chi si ricorda.
• Una o due informazioni utili da spendere nel secondo contatto: una disponibilità che si libera, un lavoro simile appena concluso, una condizione che vale fino a una certa data.

Come fare il follow up di un preventivo, passo per passo

Segna la data di invio nel momento in cui mandi l'offerta. Non a fine giornata: nel momento stesso. Se lavori con un CRM, la data resta agganciata alla trattativa insieme al documento; se lavori con un foglio, aggiungi la riga prima di chiudere la mail. A questo punto hai il punto di partenza da cui contare i giorni.

Fissa subito i tre promemoria. Il primo a due o tre giorni lavorativi, il secondo a sette giorni dal primo, il terzo a sette giorni dal secondo, comunque prima della scadenza scritta sul documento. Vedrai i tre appuntamenti in agenda prima ancora che il cliente abbia aperto il file, ed è questo che rende il follow up una procedura invece che un'iniziativa personale.

Manda il primo contatto come verifica, non come sollecito. Due righe: confermi l'invio, chiedi se il perimetro descritto corrisponde a quello di cui avevate parlato, ti offri di rivedere insieme una voce specifica. Esempio: "Le ho mandato lunedì la proposta per il rifacimento dell'area riservata. Le torna il perimetro della seconda fase, o la rivediamo insieme?". La risposta a questa domanda ti dice se il preventivo è vivo, molto più di un "ha avuto modo di vederlo?".

Al secondo contatto porta qualcosa che prima non c'era. Una data di partenza che si è liberata, un dettaglio operativo che semplifica una fase, un riferimento a un lavoro dello stesso tipo appena concluso. Il secondo messaggio senza contenuto nuovo diventa un promemoria, e i promemoria si ignorano senza costo. A questo punto la maggior parte delle trattative vive si è già rimessa in movimento.

Al terzo contatto chiedi una decisione, dando anche la via d'uscita. È il messaggio più corto dei tre: ricordi che la validità scade, chiedi se procedere o se chiudere la pratica per ora, e dici esplicitamente che una risposta negativa va bene. Esempio: "La proposta scade venerdì. Se il progetto è rimandato me lo dica pure, aggiorno lo stato e la richiamo più avanti; se invece procediamo, martedì possiamo partire". La formula che concede il no è quella che fa arrivare più risposte, perché toglie al cliente il costo di deluderti.

Registra l'esito, sempre, anche quando l'esito è il silenzio. Aggiorna lo stato a vinto, perso o rimandato, con una riga sul motivo. Vedrai il valore di questa abitudine fra qualche mese, quando potrai contare quante offerte perdi per prezzo e quante per tempi: sono due problemi diversi e si correggono in modi diversi.

Contatto	Quando	Che cosa dice	Che cosa ottieni
Primo	2-3 giorni lavorativi dall'invio	verifica che il perimetro sia chiaro	sai se l'offerta è stata letta
Secondo	7 giorni dal primo	porta un'informazione nuova	rimetti in moto le trattative ferme
Terzo	7 giorni dal secondo, prima della scadenza	chiede una decisione, concede il no	chiudi la pratica in un senso o nell'altro
Ripresa	60-90 giorni dopo un "rimandato"	riparte dal motivo del rinvio	recuperi le offerte non morte

Quando il cliente non risponde per niente

Il silenzio dopo tre contatti non è quasi mai un no definitivo: nella maggior parte dei casi la persona che ti risponderebbe non ha ancora l'autorizzazione a farlo, oppure la priorità del progetto è scesa per motivi che non ti riguardano. Cambia canale una volta sola: se hai scritto per email, prova una chiamata breve o un messaggio su WhatsApp se il cliente lo usa già con te. Il cambio di canale funziona una volta, non tre.

Dopo il terzo contatto senza risposta, sposta la trattativa in stato rimandato con una data di ripresa a due o tre mesi, e smetti di scrivere. Continuare oltre non aumenta le probabilità di chiudere e riduce quelle di essere richiamato quando il budget tornerà disponibile.

Quando il cliente risponde "ci stiamo pensando"

È la risposta più frequente ed è quella che va tradotta, perché nasconde tre situazioni diverse: manca un'approvazione interna, il prezzo è sopra il budget, oppure il progetto non è più prioritario. Non si scoprono con un'altra mail generica: si scoprono con una domanda alternativa, del tipo "state valutando se farlo adesso o se farlo con noi?".

La risposta a questa domanda ti dice che cosa fare. Se il dubbio è sui tempi, offri una partenza a fasi. Se il dubbio è sul perimetro, manda una revisione con una fase in meno e il prezzo corrispondente, come documento nuovo e numerato, non come sconto sul vecchio. Se il dubbio è sull'interlocutore, chiedi chi altro deve vedere la proposta e offri mezz'ora per presentarla anche a quella persona.

Quando il preventivo è scaduto da settimane

Un'offerta scaduta non si sollecita: si sostituisce. Riscrivi il documento con un numero e una data nuovi, aggiornando prezzi e tempi a quello che puoi davvero garantire oggi, e mandalo dicendo che la proposta precedente non è più valida e che questa la aggiorna. È un messaggio che riapre la conversazione senza far pesare l'attesa e ti riporta nella condizione di poter fissare di nuovo i tre contatti.

Se il preventivo scaduto era il terzo per lo stesso cliente senza mai una chiusura, il problema non è il follow up ma la qualificazione a monte: conviene rivedere come i contatti entrano ed evolvono, argomento della guida su come gestire i lead senza perderli.

Metodo alternativo: il promemoria automatico invece dell'agenda

Fissare i promemoria a mano funziona finché le offerte aperte sono poche. Sopra la decina diventa il lavoro che salta per primo nelle settimane piene, ed è proprio quando le offerte sono tante che il follow up rende di più.

L'alternativa è far nascere i promemoria dallo stato della trattativa: quando il preventivo passa a inviato, un'automazione crea le tre attività alle distanze che hai deciso e le assegna a chi segue il cliente. In Flusia questo si imposta una volta sola nelle automazioni, e da lì in avanti ogni offerta inviata porta con sé il proprio calendario di contatti; la scheda della trattativa tiene insieme documento, stato e storico dei messaggi. Se non hai ancora un posto unico in cui vedere le offerte aperte, la pagina sui preventivi mostra come sono organizzate, e la guida alla pipeline di vendita spiega quali stati servono davvero.

Errori comuni

Scrivere "buongiorno, un gentile sollecito". È la formula che segnala al cliente che il messaggio non contiene niente di nuovo, e insegna a non aprire i successivi. Ogni contatto deve avere un motivo proprio: una verifica, un'informazione, una decisione da prendere.

Trattare il ribasso come strumento di follow up. Abbassare il prezzo perché il cliente tace lega la sua attesa a un vantaggio economico: la volta dopo aspetterà apposta. Se il perimetro va ridotto, si riduce il perimetro e il prezzo segue, con un documento nuovo che lo spiega.

Lasciare aperte le trattative senza esito. Un elenco pieno di preventivi che nessuno chiude toglie ogni valore alla lista: non sai più quali sono vivi e smetti di guardarla. Vinto, perso o rimandato con una data: uno dei tre stati va messo sempre, anche a distanza di mesi.

Quanto tempo serve e qual è il passo successivo

Impostare il metodo richiede circa un'ora: mezz'ora per scrivere i tre testi base e riusarli, mezz'ora per fissare gli stati e i promemoria. Da lì in avanti ogni contatto costa due o tre minuti, ed è tempo che lavora su offerte già fatte invece che su contatti da trovare.

Il passo successivo naturale è misurare l'esito: quando ogni preventivo ha uno stato finale, puoi contare il tasso di accettazione per tipo di lavoro e per periodo, e capire dove si perde. Se il team commerciale è più di una persona, il passo dopo ancora è collegare gli esiti al compenso variabile, come spiegato nella guida su come calcolare le provvigioni degli agenti.

Domande frequenti

Dopo quanti giorni si fa il primo follow up di un preventivo? Due o tre giorni lavorativi dall'invio. Prima si rischia di arrivare quando il documento non è ancora stato aperto, e il messaggio si spreca; dopo una settimana la proposta è già finita sotto altre priorità. La distanza conta meno del fatto che sia sempre la stessa: un intervallo fisso rende il contatto una procedura, non un'insistenza.

Quante volte si può insistere senza risultare invadenti? Tre contatti a distanza di una settimana l'uno dall'altro sono percepiti come normale prassi commerciale, purché ognuno abbia un contenuto diverso. Quello che infastidisce non è il numero dei messaggi ma la loro identità: tre volte la stessa domanda diventa pressione, tre passaggi diversi restano un servizio.

Meglio email, telefono o WhatsApp per sollecitare un preventivo? Il canale su cui il cliente ha già risposto almeno una volta. L'email lascia traccia scritta ed è la scelta naturale per il primo e il terzo contatto; la telefonata funziona sul secondo, quando c'è un'informazione da spiegare. WhatsApp si usa solo se il cliente lo usa già con te per il lavoro, e in quel caso conviene che i messaggi restino visibili a tutto il team invece che sul telefono di una persona sola.

Cosa scrivo nell'ultimo messaggio prima di chiudere la pratica? Che la validità della proposta scade, che una risposta negativa va benissimo, e che in quel caso aggiornerai lo stato e ti farai sentire più avanti. Concedere il no esplicitamente fa arrivare più risposte di qualunque formula di urgenza, e lascia la porta aperta per la ripresa a due o tre mesi.