Come gestire i contatti raccolti in fiera

I contatti raccolti in fiera si gestiscono in quattro mosse: li carichi tutti in anagrafica entro due giorni lavorativi dal rientro, li dividi in tre livelli di priorità usando quello che hai annotato allo stand, assegni ogni contatto a una persona con nome e cognome, e rispondi ai più caldi prima che finisca la settimana. Chi non è ancora pronto non si butta e non si richiama a vuoto: entra in un percorso lento fatto di newsletter e ricontatti programmati.

Se anche a te è capitato di ritrovare a marzo la busta di biglietti da visita di una fiera di ottobre, alla fine di questa guida avrai un percorso completo che va dal badge scansionato al primo appuntamento fissato, con un responsabile e una scadenza per ogni passaggio.

Cosa ti serve prima di iniziare

• L'elenco esportato dallo scanner badge messo a disposizione dall'organizzatore. Chiedi in anticipo in che formato arriva e a chi viene consegnato: spesso finisce nella casella di chi ha firmato il contratto dello stand e lì resta.
• I biglietti da visita e le note scritte a mano, in un unico contenitore e non in tre tasche di tre giacche diverse.
• Un campo "origine" nell'anagrafica, compilato con lo stesso valore per tutti i contatti dell'evento, per esempio Fiera Settembre 2026. Senza, fra sei mesi non saprai dire quanto ha reso la fiera.
• Una persona responsabile del rientro, una sola, che risponde del caricamento entro la scadenza.
• Mezza giornata bloccata in calendario prima di partire, nel primo o secondo giorno lavorativo dopo la fiera. Se la blocchi al rientro non la blocchi più.
• Una regola di riconoscimento dei doppioni già decisa, di solito l'email o la partita IVA.

Cosa annotare allo stand, mentre la persona è davanti a te

Un biglietto da visita senza contesto è un pezzo di cartoncino. Nome e azienda li recuperi comunque; l'unica informazione che vale davvero, il motivo per cui quella persona si è fermata, esiste solo nella tua testa e dura circa due ore.

Scrivi tre cose per ogni contatto, subito dopo che se ne è andato: il problema che ti ha raccontato, il suo ruolo nella decisione e un riferimento temporale. Sul retro del biglietto vanno bene anche tre righe storte. "Ricambi per linea di taglio, decide lui, budget da gennaio" è un appunto che una settimana dopo ti fa risparmiare mezza telefonata esplorativa.

Aggiungi una lettera di priorità accanto alle note. A per chi ha un problema concreto e una data, B per chi è interessato ma senza urgenza, C per chi passava e ha preso una brochure. Allo stand l'assegni in due secondi, alla scrivania non l'assegni più.

Se usi lo scanner badge dell'organizzatore, usa anche il suo campo note, che quasi sempre permette un commento libero al momento della scansione. Il risultato atteso è un file che non contiene solo nomi e aziende, ma anche la riga su cosa avete parlato.

Il rientro: caricare i contatti in anagrafica senza doppioni

Finché i contatti stanno sul portatile di una persona, per l'azienda non esistono.

1. Unisci le fonti in un unico foglio prima di toccare il CRM. Esportazione dello scanner, biglietti trascritti e note dei colleghi vanno in un solo file, una riga per contatto: alla fine devi avere tante righe quante sono le persone incontrate, non tre elenchi parziali.
2. Aggiungi due colonne che nel file originale non ci sono: origine con il nome dell'evento sempre scritto allo stesso modo, e priorita con la lettera A, B o C, ricavata dalle note se allo stand non l'avevi assegnata.
3. Normalizza email e telefoni: email in minuscolo, telefoni con il prefisso internazionale, nessuno spazio in mezzo. Cinque minuti nel foglio, mezz'ora di correzioni a mano se lo fai dopo.
4. Ordina per email e controlla i doppioni interni al file. Due colleghi della stessa azienda passati in momenti diversi non sono un doppione: sono due referenti, e vanno collegati alla stessa scheda.
5. Imposta la regola sui duplicati prima di confermare l'importazione, scegliendo di aggiornare i record già presenti invece di crearne di nuovi: è il passaggio che evita di ritrovarti il cliente storico duplicato come "contatto fiera". Il procedimento completo è nella guida su come importare l'anagrafica clienti in un CRM.
6. Carica prima una prova di dieci righe, includendo di proposito un contatto che sai già presente e uno con caratteri accentati nel nome, poi apri le schede create e controllale una per una.
7. Importa il resto e verifica il conteggio. Schede nuove più schede aggiornate devono corrispondere alle righe del file: se non torna, qualcosa è finito nel campo sbagliato.
8. Registra da dove arriva ogni contatto e con quale consenso. Un badge scansionato allo stand, un biglietto consegnato a mano e un indirizzo copiato dall'elenco espositori non sono la stessa cosa, e la differenza è meglio che resti scritta nella scheda. Per un riferimento ufficiale sul trattamento dei dati personali il punto di partenza è il sito del Garante Privacy.

Qualificare i contatti e decidere a chi rispondere per primo

Il numero che porti a casa dalla fiera, "duecentotrenta contatti", non è un dato utile. Quello utile è quanti hanno un problema che sai risolvere e un momento in cui lo risolveranno.

Livello	Come lo riconosci	Chi lo tratta	Entro quando
A	problema esplicito, ruolo decisionale, tempi dichiarati	commerciale assegnato, telefonata	2 giorni lavorativi
B	interesse reale ma nessuna urgenza	commerciale assegnato, email personale	5 giorni lavorativi
C	curiosità generica, brochure presa e via	nessuno in particolare, flusso automatico	entro 2 settimane
Fuori target	settore o dimensione che non servi	nessuno	mai, ma resta in anagrafica

Le righe che meritano una discussione sono le ultime due. I fuori target non si cancellano, perché fra un anno rischi di ricomprarli come lista fredda senza sapere che li avevi già scartati: li marchi e li togli dai flussi commerciali. I contatti C non meritano una telefonata a testa, ma qualcosa devono ricevere.

Per rendere la classificazione meno dipendente dall'umore di chi la fa, assegna un punteggio a due o tre segnali oggettivi invece che a un'impressione: il ragionamento e gli esempi di regole sono nella guida sul lead scoring automatico.

Spartire i contatti fra i commerciali

La regola di distribuzione va decisa prima della fiera, così al rientro nessuno deve negoziare. In una PMI ne funzionano tre.

Per zona geografica, se i commerciali lavorano già per territorio: ogni contatto va a chi copre la provincia dell'azienda. È la più chiara e la meno contestata.

Per chi l'ha incontrato in stand, se hai preso nota del turno. La persona parla con qualcuno che si ricorda di lei, ma chi era in stand nella giornata affollata si ritrova il triplo del lavoro.

A rotazione sui contatti A, per zona sui B e C, il compromesso più comune quando la fiera porta molti contatti caldi in poche province.

Qualunque regola scegli, mettici accanto una scadenza di presa in carico: un contatto assegnato e non toccato per cinque giorni torna disponibile per qualcun altro. Senza questa seconda parte la regola è solo un elenco di nomi. I modelli di distribuzione, con il caso di chi non risponde, sono descritti nella guida su come assegnare i lead ai commerciali.

Un dettaglio che si dimentica sempre: chi era già cliente non va nel giro dei lead nuovi, ma segnalato al commerciale che lo segue.

Il follow-up dei primi giorni

Manda il primo messaggio entro due giorni lavorativi dal rientro, non il giorno stesso della chiusura: il lunedì dopo una fiera le caselle sono piene di messaggi identici di tutti gli espositori, il mercoledì il tuo arriva quando la persona ha di nuovo tempo.

Scrivi una riga che dimostra che c'eri anche tu. Non "grazie per averci visitato", ma "mi ha parlato del fermo macchina sulla linea di taglio, le mando i due casi che le avevo accennato". Se le note dello stand sono in anagrafica, la scrivi in trenta secondi, e il risultato atteso è una risposta, non un'apertura.

Per i contatti A telefona, e usa l'email solo come promemoria. Una telefonata dopo dieci giorni vale meno di un'email dopo tre, ma una telefonata dopo tre giorni vale più di qualunque email.

Se hai raccolto numeri di cellulare, valuta il canale che la persona usa davvero. Un messaggio breve su WhatsApp aziendale, mandato dal numero dell'azienda e non da quello personale del commerciale, in molti settori ottiene risposta dove l'email non la ottiene: come impostarlo senza trasformarlo in un invio anonimo è nella guida su come mandare messaggi WhatsApp a più clienti.

Registra l'esito di ogni tentativo sulla scheda, anche quando è negativo. "Non risponde" scritto tre volte è un'informazione, ricordato a memoria non lo è. La regola pratica è tre tentativi su due settimane, poi si cambia stato.

Il follow-up lungo, per chi non è pronto adesso

La maggior parte dei contatti di una fiera non comprerà nei due mesi successivi. Non sono inutili, sono fuori tempo: il momento giusto arriva quando nessuno sta più guardando.

Il percorso lungo ha tre ingredienti e nessuno richiede lavoro manuale ricorrente. Il primo è una lista dedicata all'evento, separata dagli altri iscritti per almeno un anno, perché a chi ti ha visto in fiera puoi mandare contenuti molto più specifici. Il secondo è una sequenza breve di email utili, non promozionali: tre o quattro invii in due mesi, ciascuno con una cosa concreta, una scheda tecnica, un caso d'uso, la risposta a una domanda che allo stand ti hanno fatto in dieci. Come costruirla è descritto nella guida su come fare email marketing e newsletter dal CRM.

Il terzo è un promemoria a data, il più sottovalutato. Se allo stand ti hanno detto "ne riparliamo a gennaio", l'unico modo perché succeda davvero è un'attività programmata sulla scheda con la data giusta e il nome di chi deve farla.

A sei mesi ha senso una ripresa dedicata a chi non ha mai risposto, con un messaggio che riconosce il tempo passato. Il criterio per scegliere chi riprendere è lo stesso della guida su come riattivare i clienti inattivi.

Metodo alternativo: caricare i contatti dallo smartphone durante la fiera

Se la fiera dura tre giorni, aspettare il rientro significa perdere metà del contesto. L'alternativa è caricare i contatti man mano, dal telefono, negli spazi vuoti fra un visitatore e l'altro: appena la persona si allontana apri il CRM dal browser del telefono, crei la scheda con nome, azienda ed email, e scrivi le tre righe di contesto nel campo note mentre le ricordi. Trenta secondi a contatto.

Il vantaggio vero non è il tempo risparmiato al rientro, è la qualità delle note: quello che scrivi due minuti dopo la conversazione è un'altra cosa rispetto a quello che ricostruisci il martedì successivo. In più chi è rimasto in ufficio vede i contatti arrivare e può lavorare i casi urgenti mentre la fiera è aperta.

Lo svantaggio è che nello stand affollato non lo fai. Il metodo realistico è misto: schede dal telefono per i contatti A, pochi e decisivi, caricamento in blocco al rientro per gli altri. Concorda prima i due o tre campi obbligatori, altrimenti ti ritrovi quaranta schede scritte in quaranta modi diversi.

Errori comuni

Mandare a tutti la stessa email il giorno dopo la chiusura. Un invio unico e generico a duecento indirizzi arriva insieme a quello di tutti gli altri espositori e non dice niente che il destinatario non sappia. Il rimedio non è scrivere duecento email diverse: è separare i contatti A, che ricevono un messaggio personale, dagli altri, che ricevono un invio di gruppo costruito sul tema della fiera.

Caricare i contatti senza il campo origine. È l'errore che si paga l'anno dopo, quando qualcuno chiede se conviene rifare lo stand e nessuno sa rispondere. Il rimedio costa dieci secondi: una colonna sola, compilata sempre con lo stesso testo.

Lasciare i biglietti a chi li ha raccolti. Finché restano nella giacca del titolare o nel telefono di un commerciale, l'azienda ha pagato uno stand per arricchire una rubrica personale. Il rimedio è la scadenza: due giorni lavorativi dal rientro e una persona responsabile.

Quanto tempo serve e qual è il passo successivo

Per una fiera che porta fra i cento e i duecentocinquanta contatti, il rientro richiede in genere fra le tre e le cinque ore: un'ora per unire e pulire le fonti, mezz'ora per l'importazione con la prova, un'ora per qualifica e assegnazione, il resto per i primi messaggi ai contatti A.

Il passo successivo, quando i contatti sono dentro e assegnati, è chiudere il giro: che cosa succede a un lead che non risponde, dopo quanti tentativi cambia stato, chi controlla che nessuno resti fermo. Il percorso completo è nella guida su come gestire i lead senza perderli.

Le indicazioni su consenso e trattamento dei dati raccolti in fiera riportate qui sono di carattere generale: per il tuo caso specifico confrontati con il tuo consulente e con le informazioni pubblicate dal Garante Privacy.

Domande frequenti

Entro quanto tempo va contattato un lead raccolto in fiera? Per chi allo stand ha espresso un problema concreto, entro due giorni lavorativi dal rientro. Per gli altri la finestra utile arriva a una decina di giorni, purché il messaggio faccia riferimento a qualcosa di specifico: un messaggio pertinente dopo una settimana funziona meglio di uno generico mandato in giornata.

I biglietti da visita si possono buttare dopo averli caricati? Sì, ma solo dopo aver verificato che i dati in anagrafica siano corretti e leggibili. Molti li fotografano e tengono le immagini per qualche mese come copia di sicurezza, soprattutto quando la trascrizione è stata fatta di corsa.

Che cosa faccio dei contatti che non rispondono a nessun tentativo? Dopo tre tentativi distribuiti su due settimane cambiano stato: escono dalle attività dei commerciali ed entrano nel percorso lento fatto di newsletter e ricontatti programmati. Non si cancellano e non si continuano a chiamare: una parte si rifarà viva da sola nei mesi successivi.

Vale la pena caricare anche i contatti chiaramente fuori target? Sì, ma marcandoli come tali e togliendoli dai flussi commerciali e dagli invii. Il valore è di memoria: evita che l'anno dopo qualcuno spenda tempo su un nome già scartato.