Come fare un preventivo con acconto e rate

Per fare un preventivo con acconto e rate dividi il totale in una quota da incassare alla firma e in rate successive, e per ognuna scrivi l'importo (o la percentuale), l'evento o la data da cui scatta e il termine di pagamento. Un piano tipico per un lavoro a progetto è 40% alla firma, 30% a metà lavoro e 30% alla consegna, con date reali accanto a ogni rata. La regola che tiene insieme tutto è semplice: la somma delle rate deve tornare al centesimo con il totale del preventivo, e il cliente deve poter leggere in una riga quanto paga e quando.

Se oggi l'acconto lo chiedi a voce, le rate le ricordi a memoria e ti accorgi a fine mese che una non è mai stata fatturata, alla fine di questa guida avrai un piano di pagamento scritto nel preventivo che, una volta firmato, diventa un calendario di fatture da emettere senza ricopiare niente.

Cosa serve prima di iniziare

• Il perimetro del lavoro già chiuso: voci, esclusioni, tempi. Il piano di pagamento si appoggia sulle fasi del lavoro, quindi se le fasi non sono chiare non lo sono nemmeno le rate. Se il documento è ancora da costruire, parti da come fare un preventivo.
• Le fasi che fanno da aggancio alle rate: firma, consegna della prima bozza, messa online, collaudo. Ogni rata deve poter indicare "quando succede questo" oppure "entro questa data".
• Una soglia minima di acconto che hai deciso prima di sederti col cliente. L'acconto copre il lavoro che fai subito e il tempo che blocchi in agenda: se lo decidi durante la trattativa, finisci per abbassarlo.
• I dati di fatturazione completi del cliente: ragione sociale, partita IVA o codice fiscale, codice destinatario o PEC. Senza questi la fattura d'acconto non parte il giorno della firma, e il primo incasso slitta.
• Un posto dove il preventivo vive con il suo stato, collegato alla fatturazione. Un piano di pagamento scritto in un documento di testo e poi dimenticato in una cartella non incassa da solo.

Come impostare acconto e rate, passo per passo

1. Decidi la struttura prima dei numeri. Scegli quante rate e a quali eventi agganciarle: di solito tre o quattro bastano. Più rate significano più fatture, più scadenze da seguire e più occasioni per il cliente di rimandare. A questo punto hai uno schema tipo "firma, metà lavoro, consegna" su cui ragionare.

2. Fissa l'acconto in percentuale sul totale. Una percentuale regge anche se il totale cambia durante la trattativa, mentre un importo fisso va ricalcolato a ogni modifica. Nei lavori a progetto l'acconto copre di solito la parte che parte subito: analisi, progettazione, acquisti. Il risultato atteso è una prima riga del piano del tipo "40% alla firma".

3. Dai a ogni rata una scadenza vera. "Il saldo a fine lavori" non è una scadenza: è un'intenzione. Scrivi una data ("entro il 15 dicembre"), un intervallo dall'avvio ("60 giorni dalla firma") oppure un evento verificabile ("alla messa online, e comunque entro il 31 gennaio"). La seconda metà della frase, quella con la data limite, è quella che ti protegge quando il progetto si allunga per ritardi che non dipendono da te.

4. Separa la data della fattura dal termine di pagamento. Sono due cose diverse: la rata viene fatturata a una certa data e il cliente la paga entro un certo numero di giorni da lì. Scrivilo in chiaro nelle condizioni ("ogni rata si paga entro 15 giorni dalla fattura") così non si discute dopo.

5. Controlla che la somma torni. Le percentuali devono fare 100 e gli importi, arrotondati, devono dare esattamente il totale del preventivo. Una differenza di pochi centesimi sembra niente finché non la ritrovi nell'ultima fattura, che non quadra con quello che il cliente ha firmato.

6. Scrivi il piano in modo che si legga in dieci secondi. Una tabellina con rata, importo, quando scatta e scadenza vale più di un paragrafo di condizioni. Mettila vicino al totale, non in fondo alle clausole.

7. Collega il piano alla fatturazione nel momento della firma. È il punto in cui un piano ben scritto rischia di non servire a niente: il preventivo è firmato, il piano esiste, ma nessuno trasforma le rate in fatture alla data giusta. In Flusia, quando crei il preventivo, ogni servizio ha un pannello Rate e scadenze: con Aggiungi rata inserisci le quote, scegli se sono Percentuale o Fisso e per la scadenza scegli fra Data specifica, Giorni/Mesi dopo, Giorno fisso o Data da destinarsi. Se la somma non torna con il totale della riga, il pannello lo segnala con l'etichetta non quadra. Alla firma partono fatture e rate con le scadenze già impostate. Puoi vedere come funziona nella pagina della funzione preventivi di Flusia, e provarla sul tuo prossimo preventivo durante i 30 giorni di prova.

Per chiarezza, ecco come si presenta un piano scritto bene, su un lavoro di esempio da 12.000 euro più IVA:

Rata	Quota	Quando scatta	Termine di pagamento
Acconto	40% (4.800 euro)	Alla firma	7 giorni dalla fattura
Seconda rata	30% (3.600 euro)	Consegna del prototipo, comunque entro il 15/11	15 giorni dalla fattura
Saldo	30% (3.600 euro)	Messa online, comunque entro il 31/01	15 giorni dalla fattura

Variante: servizio a progetto con fasi

È il caso classico di un'agenzia di comunicazione di otto persone che vende un sito, un'identità visiva o una campagna. Qui le rate seguono le fasi di consegna, e ogni fase deve avere un criterio di chiusura scritto: "approvazione della bozza grafica via email", "messa online su dominio del cliente".

Due accorgimenti pratici. Il primo: aggancia sempre una data limite all'evento, perché se il cliente tarda a mandare i contenuti il progetto si ferma, ma i tuoi costi no. Il secondo: se una fase dipende da un'approvazione del cliente che non sai quando arriverà, in Flusia puoi impostare la rata con Data da destinarsi. Quella rata resta in attesa della tua approvazione e non entra nella fatturazione finché non la sblocchi tu, così non emetti per errore una fattura su una consegna che non è ancora avvenuta.

Variante: canone con prima rata alla firma

Se vendi un servizio continuativo (gestione dei social, manutenzione, assistenza), l'acconto prende spesso la forma della prima mensilità o del primo trimestre anticipato. La logica è la stessa: la prima rata si incassa alla firma, le successive seguono un calendario fisso.

Per i canoni conviene scegliere un giorno fisso del mese, per esempio il primo o il 15, invece di contare i giorni dalla firma: il cliente sa sempre quando arriva la fattura e tu hai le scadenze tutte allineate. Scrivi nel preventivo anche la durata minima e cosa succede alla scadenza (rinnovo, disdetta, preavviso), perché è lì che nascono le discussioni a un anno di distanza.

Se il servizio ha una parte di avviamento (configurazione, migrazione, formazione), tienila su una riga separata con la sua rata alla firma. Mescolarla al canone rende illeggibile sia il preventivo sia le fatture successive.

Variante: il cliente chiede di dilazionare

A volte il piano lo propone il cliente: "possiamo dividerlo in sei mesi?". Prima di rispondere di sì, fai due conti. Una dilazione lunga sposta il rischio su di te: hai già lavorato e stai finanziando il cliente. Se accetti, di solito conviene tenere fermo l'acconto alla firma e distribuire solo il resto.

Tre regole che aiutano:

1. Non far partire il lavoro senza l'acconto incassato. La firma impegna il cliente, l'incasso impegna anche te.
2. Fissa rate uguali e date fisse, così ogni scadenza è facile da ricordare per entrambi.
3. Scrivi cosa succede se una rata salta: per esempio, la sospensione delle attività fino al pagamento. Una clausola chiara e detta prima evita una telefonata imbarazzante dopo.

Se la trattativa si incaglia proprio sul piano di pagamento, trattala come una qualunque offerta ferma, con un richiamo e una proposta alternativa: il metodo è quello del follow up di un preventivo.

Acconto, fattura e IVA: cosa sapere in generale

Sul piano fiscale un acconto non è un dettaglio commerciale, perché l'incasso produce degli obblighi. In linea generale, per le prestazioni di servizi il momento in cui l'operazione si considera effettuata ai fini IVA è legato al pagamento del corrispettivo, e questo vale anche per gli acconti: per questo, quando incassi un acconto, normalmente emetti una fattura per quell'importo, e al saldo una fattura per la parte restante.

Le regole cambiano però a seconda del tipo di operazione (servizi o cessione di beni), del regime fiscale e di eventuali casi particolari. Per i riferimenti normativi aggiornati la fonte è il sito dell'Agenzia delle Entrate, e per come applicarli ai tuoi preventivi il riferimento è chi segue la tua contabilità.

Sul piano operativo, se usi già un software di fatturazione elettronica, conviene che le rate firmate arrivino lì senza essere riscritte a mano. Flusia si collega a Fatture in Cloud: dal preventivo firmato nascono le fatture elettroniche con rate e scadenze, sincronizzate col software che usi già. Per il quadro più ampio di come ridurre i passaggi manuali fra vendita e fattura c'è la guida sulla fatturazione automatica per le PMI.

Errori comuni

Scrivere "saldo a fine lavori" senza una data. Se il progetto si allunga, il saldo si allunga con lui, anche quando il ritardo non dipende da te. Rimedio: ogni rata legata a un evento ha anche una data limite.

Cambiare il totale e dimenticare le rate. Il cliente chiede uno sconto, aggiorni il totale e le rate a importo fisso restano quelle vecchie. Rimedio: usa le percentuali, oppure ricontrolla la somma a ogni nuova versione del preventivo.

Firmare e non fatturare l'acconto subito. Passano due settimane, il lavoro è già partito e l'acconto non è ancora stato chiesto. Rimedio: la fattura d'acconto parte il giorno della firma, non "appena ho un momento". Anche per questo conviene che la firma arrivi da un link e non da una scansione che aspetti per giorni: vedi come far firmare un preventivo online.

Quanto tempo serve e qual è il passo successivo

Impostare un piano con acconto e rate la prima volta richiede in genere una ventina di minuti, soprattutto per decidere la struttura e scrivere le condizioni. Dal secondo preventivo in poi, partendo da un modello, bastano pochi minuti: cambi le percentuali, le date e il totale.

Il passo successivo è fare in modo che quel piano non resti sulla carta. Se vuoi vedere come un preventivo firmato diventa fatture con le scadenze già impostate, guarda la funzione preventivi di Flusia e provala su un'offerta vera durante la prova gratuita di 30 giorni, senza carta di credito.

Flusia è un CRM italiano per PMI che tiene insieme lead, clienti, preventivi, progetti e WhatsApp aziendale, con l'integrazione con Fatture in Cloud: il cliente firma il preventivo da un link, anche dal telefono, e dal preventivo firmato nascono le fatture con rate e scadenze. Si può provare gratis per 30 giorni, senza carta di credito.

Queste sono indicazioni generali: per il tuo caso specifico confrontati con il tuo commercialista.

Domande frequenti

Quanto acconto chiedere su un preventivo? Non esiste una percentuale fissa per legge: dipende da quanto lavoro fai subito e da quanto rischio sei disposto a prendere. Un criterio pratico è fare in modo che l'acconto copra almeno i costi e il tempo della prima fase, quella che parte subito dopo la firma.

Le rate devono avere date precise? Conviene sempre. Un evento come "alla consegna" va bene se è accompagnato da una data limite, altrimenti la rata si sposta ogni volta che il progetto si allunga. Scrivi anche il termine di pagamento di ogni fattura, per esempio 15 giorni.

Devo emettere una fattura per l'acconto? In linea generale, per i servizi l'incasso di un acconto porta all'emissione di una fattura per quell'importo, ma le regole dipendono dal tipo di operazione e dal tuo regime. Verifica sul sito dell'Agenzia delle Entrate e con il tuo commercialista.

Cosa succede se il cliente non paga una rata? Dipende da cosa hai scritto nel preventivo. Per questo è utile prevedere già nelle condizioni la sospensione delle attività fino al pagamento, e trattare la rata scaduta con un richiamo rapido invece di aspettare la rata successiva.