Quanto costa un CRM per una PMI: le voci di spesa

Il costo di un CRM per una PMI non è una cifra sola: è la somma di un canone ricorrente, del lavoro una tantum per portare dentro i dati e far partire le persone, e del tempo interno dei primi mesi. Il canone dipende da quante persone useranno il sistema e da quali funzioni attivi; le altre voci dipendono da quanto sono in ordine i dati di oggi e da quanti processi vuoi far entrare nel CRM. Chi mette a budget solo il canone scopre le altre voci a progetto iniziato.

Qui trovi le voci una per una, come stimarle e i prezzi di Flusia così come sono pubblicati oggi.

Cosa serve sapere prima di fare i conti

Un budget sensato parte da quattro dati che hai già in casa.

1. Quante persone useranno il CRM. Non quante lavorano in azienda: quante apriranno il sistema. Conta anche chi entra una volta a settimana per guardare una trattativa.
2. Quali processi ci devono entrare. Solo contatti e trattative, o anche preventivi, progetti, WhatsApp, newsletter, magazzino? Ogni processo in più può spostare il piano necessario.
3. Quanti dati hai e dove stanno. Anagrafiche, trattative aperte, storico, e in quante fonti diverse: il foglio condiviso, la rubrica del telefono, le caselle dei commerciali, il programma di fatturazione.
4. Con cosa deve restare collegato. Fatturazione, e-commerce, posta, calendario. Le integrazioni che servono davvero sono poche, ma vanno dette all'inizio.

Voce 1: il canone del software

È la voce più visibile, e quella che quasi tutti confondono con il costo totale. Conta come si calcola: a persona, ogni nuovo collega si vede in fattura; a fascia di utenti, aggiungere qualcuno dentro la stessa fascia non cambia la cifra.

Flusia usa il prezzo a fascia, non per persona. Le fasce di utenti sono 1-5, 6-15, 16-25, 26-50 e 51 e oltre. I piani sono tre, tutti IVA esclusa:

• Neural, da 49 euro al mese: pipeline dei lead, offerte e preventivi in PDF, contatti con email e tracciamento delle aperture, form lead dal sito, catalogo di servizi e prodotti, calendario, dashboard vendite, WhatsApp integrato, AI generativa per email e testi.
• Quantum, da 89 euro al mese: aggiunge progetti e task con Gantt e Kanban, provvigioni base e obiettivi, QR, automazioni e workflow, campi personalizzati, reportistica base.
• Matrix, da 119 euro al mese: aggiunge prenotazioni, marketing intelligence, portali, fatturazione collegata a Fatture in Cloud, ticketing, wiki e API completa.

Il "da" indica il prezzo d'ingresso di ciascun piano. Con il pagamento annuale il canone scende del 20%. La cifra della tua fascia la calcoli sulla pagina prezzi di Flusia, la fonte da aprire quando costruisci il budget.

Poi ci sono i moduli aggiuntivi, da mettere a budget solo se li userai: Magazzino con WooCommerce a 59 euro al mese, Newsletter da 6 euro al mese su tre fasce (5.000, 25.000 o 100.000 indirizzi), Supporto dedicato via WhatsApp a 49 euro al mese. Anche questi sono IVA esclusa.

La stima pratica: fascia dal numero di persone, piano dai processi del punto 2, più i moduli che userai nei primi sei mesi, per dodici. È il canone annuo.

Voce 2: la migrazione dei dati

Portare dentro quello che hai già è lavoro, e dipende più dall'ordine dei dati che dal numero di righe: tremila anagrafiche in un unico foglio pulito pesano meno di ottocento sparse su quattro fonti.

La domanda da fare a qualunque fornitore è una: la migrazione è inclusa o si paga a parte? In Flusia è inclusa e la gestisce il nostro team. Accettiamo export da qualsiasi CRM o gestionale, oppure semplici file Excel o CSV, e importiamo lead, clienti, prodotti e storico in meno di 24 ore. Per te la voce non diventa zero: resta il tempo per raccogliere i file dalle varie fonti e per controllare il risultato. Come preparare l'elenco senza perdere pezzi lo spieghiamo nella guida su come importare l'anagrafica clienti in un CRM.

Voce 3: formazione e avvio

La formazione decide se il CRM verrà usato o resterà una scheda che nessuno apre. Si stima moltiplicando le sessioni per le persone coinvolte: di solito due o tre, l'ultima di ripasso dopo tre o quattro settimane di uso vero.

In Flusia, chi vuole un percorso accompagnato può aggiungere l'Onboarding guidato, 199 euro una tantum IVA esclusa. Se preferisci organizzarti da solo, la guida su come configurare il CRM nei primi 30 giorni divide l'avvio settimana per settimana.

Voce 4: le integrazioni con gli strumenti che già usi

Un CRM che non parla con il resto dell'azienda obbliga le persone a ricopiare i dati, e quel tempo è un costo. Per ogni integrazione (fatturazione, e-commerce, posta, calendario) chiedi: è già pronta o va costruita? Se è pronta, il costo è il tempo di attivazione e sta dentro l'avvio. Se va costruita, diventa un progetto a sé, con giornate di sviluppo e una manutenzione che torna a ogni cambiamento dei due sistemi. In Flusia il collegamento con Fatture in Cloud fa parte del piano Matrix, mentre quello con WooCommerce arriva con il modulo Magazzino. Per il quadro completo c'è l'approfondimento su CRM e gestionale insieme.

Voce 5: le personalizzazioni

Campi aggiuntivi, fasi della trattativa con i vostri nomi, modelli di preventivo con la vostra impaginazione. Una parte è configurazione e costa solo il tempo di chi la fa; un'altra può essere sviluppo, e va preventivata. Scrivi l'elenco delle modifiche e fallo valutare voce per voce.

Voce 6: il tempo interno nei primi mesi

È la voce che non compare in nessun preventivo: qualcuno deve decidere come si chiamano le fasi, controllare i dati importati, rispondere ai colleghi e ricordare di aggiornare le trattative finché non diventa un'abitudine.

Si stima così: ore a settimana di chi segue il progetto, per le settimane dell'avvio, per il costo orario interno. In un team piccolo sono poche ore a settimana per i primi due o tre mesi, poi il tempo scende.

Voce 7: i costi ricorrenti dopo il primo anno

Dal secondo anno il conto si semplifica: restano il canone, i moduli attivati e l'eventuale manutenzione delle personalizzazioni. Quello che cambia è il numero di persone, quindi la fascia: si controlla al rinnovo. Le voci nuove nascono da decisioni tue, quindi sono pianificabili.

Tutte le voci in una tabella

Voce di spesa	Quando si paga	Come stimarla
Canone del software	ogni mese o ogni anno	piano sulla tua fascia più moduli, per dodici mesi
Migrazione dei dati	una volta sola, in avvio	chiedi se è inclusa; in più, il tuo tempo per raccogliere i file e controllare
Formazione e avvio	nelle prime settimane	sessioni per persone coinvolte, più l'eventuale onboarding
Integrazioni	in avvio, poi manutenzione	per ognuna: già pronta o da costruire
Personalizzazioni	in avvio e a ogni cambio di processo	elenco scritto delle modifiche, valutate una a una
Tempo interno	ogni settimana, nei primi due o tre mesi	ore a settimana per il costo orario di chi segue
Ricorrenti dal secondo anno	ogni anno, al rinnovo	fascia aggiornata, moduli e manutenzione

Un esempio di fantasia: un'agenzia di quattro persone

Immagina un'agenzia di comunicazione di quattro persone che oggi lavora con un foglio condiviso e preventivi scritti a mano. Segue il progetto Giulia, la responsabile operativa.

Le voci a budget sono quattro. Il canone sulla fascia 1-5, con un piano che comprende i preventivi (già Neural li include); nessun modulo Magazzino, perché l'agenzia non vende prodotti. La migrazione da tre fonti, il foglio, la rubrica condivisa e l'elenco clienti del programma di fatturazione: con Flusia è inclusa, e a Giulia resta mezza giornata per raccogliere i file e controllare l'importazione. Due sessioni di formazione più un ripasso. Qualche ora a settimana di Giulia per i primi due mesi. E una scelta da fare al secondo mese: restare sul mensile o passare all'annuale con il 20% in meno. Quattro voci, non una.

Errori comuni

Guardare solo il canone. Nel primo anno il canone è una delle voci, non il totale. Se il preventivo non dice nulla su migrazione e formazione, chiedi per iscritto chi fa cosa e a quale costo.

Comprare più funzioni di quelle che userai nei primi sei mesi. Magazzino, newsletter, moduli avanzati: se non hanno una data di partenza e una persona che li seguirà, non vanno nel budget di adesso. Per costruire l'elenco di quello che serve davvero, parti dalla guida su come scegliere un CRM per PMI.

Non mettere a budget il tempo delle persone. Se nessuno ha ore assegnate per l'avvio, dopo due mesi il CRM è pieno a metà e si torna al foglio di calcolo.

Chi siamo e per chi è Flusia

Flusia è un CRM italiano per PMI sviluppato da Obly, con sede a Casale Monferrato (AL). È pensato per titolari e responsabili operativi di piccole aziende di servizi e agenzie che oggi lavorano con fogli di calcolo e strumenti sparsi: tiene in un posto solo lead, clienti, preventivi, WhatsApp e, nei piani superiori, progetti e fatturazione. Trovi il quadro completo nella pagina CRM per PMI.

Il passo successivo

Prendi i quattro dati dell'inizio (persone, processi, dati, integrazioni) e compila la tabella qui sopra: una colonna per il primo anno, una per gli anni successivi. Con quella pagina in mano sai quali voci deve contenere qualunque preventivo.

Poi guarda i piani e calcola la tua fascia sulla pagina prezzi. La prova gratuita dura 30 giorni, non chiede la carta di credito e ti fa usare il piano più completo, Matrix: così verifichi quante persone entrano davvero nel sistema e quali funzioni ti servono prima di scegliere piano e fascia. Per sfruttarla bene c'è la guida su come usare la prova gratuita di un CRM.

Domande frequenti

Quanto costa un CRM per una piccola azienda di cinque persone? Con cinque persone si resta nella fascia 1-5. In Flusia i piani partono da 49 euro al mese (Neural), 89 euro (Quantum) e 119 euro (Matrix), IVA esclusa, con il 20% in meno pagando annualmente. Al canone vanno sommati il tempo interno dell'avvio ed eventuali moduli o onboarding.

Il prezzo si paga per ogni utente o per azienda? Dipende dal fornitore. Flusia ha un prezzo a fascia, non per persona: dentro la stessa fascia (1-5, 6-15, 16-25, 26-50, 51 e oltre) aggiungere un collega non cambia il canone.

La migrazione dei dati si paga a parte? In Flusia no: la migrazione è inclusa e gestita dal nostro team. Accettiamo export da qualsiasi CRM o gestionale, o file Excel e CSV, e importiamo lead, clienti, prodotti e storico in meno di 24 ore.

Conviene pagare mensile o annuale? Il pagamento annuale riduce il canone del 20%: conviene quando hai verificato che lo strumento è quello giusto e il numero di persone è stabile. Se sei ancora in valutazione, la prova gratuita di 30 giorni senza carta di credito ti fa decidere con i tuoi dati davanti.